Es lässt sich nicht vermeiden, dass Unterrichtsstunden vertreten werden müssen. Dabei liegt die Verantwortung für die Sicherstellung der Vertretungen bei
- längerfristigen Ausfällen beispielsweise durch Schwangerschaften, Erziehungszeiten oder langwierige Erkrankungen bei den Schulaufsichtsbehörden (Situation 1).
- kurzfristigem und nicht absehbarem Unterrichtsausfall bei der jeweiligen Schulleitung (Situation 2).
Bei der Situation 1 bemüht sich die Schulbehörde, für die länger ausfallende Lehrkraft eine Lehrerin oder einen Lehrer mit zumindest ähnlicher Fächerkombination über einen zeitlich befristeten Arbeitsvertrag einzustellen. Ab dem Schuljahr 2011/2012 wurde für die Schulen der Sekundarstufe I ein Vertretungspool im Umfang von zunächst 200 dauerhaften Planstellen für Beamtinnen und Beamte eingerichtet. Dadurch stehen voll ausgebildete Lehrkräfte drei Jahre lang für längerfristige Vertretungseinsätze von sechs Monaten oder mehr den Schulen in einer Region zur Verfügung. Mit Datum vom 1. Mai 2012 waren 2.795 Personen über Vertretungsverträge beschäftigt. Dies entsprach 1.981 Vollzeiteinheiten.
Im zweiten Fall bieten sich gleich mehrere Möglichkeiten. In der Regel wird zunächst geprüft, ob innerhalb des Kollegiums der Ausfall kompensiert werden kann. Ist dazu eine Erhöhung von Stundendeputaten nötig, stimmt das die Schulleitung mit der Schulaufsicht ab.
In Grundschulen können Schulleitungen zudem auf sogenannte „Feuerwehrlehrkräften“ zurückgreifen, die einer „Stammschule“ zugewiesen sind und bei Engpässen in Grundschulen im näheren Umfeld einspringen. Diese Vertretungsreserve zählt aktuell in Rheinland-Pfalz mehr als 140 Lehrkräfte.
Vor allem für die weiterführenden Schulen im Land gibt es zudem über das Projekt Erweiterte Selbstständigkeit (PES) seit dem Schuljahr 2002/2003 die Möglichkeit, mit Hilfe eigener Schulbudgets ihren Vertretungsbedarf eigenverantwortlich zu regeln. Unter anderem können die Schulen pädagogisch geeignete Vertretungskräfte für kürzere Zeit einstellen. Über eine Internetplattform (www.pes.bildung-rp.de) können die Schulen in einem Bereich mit begrenztem Zugang die Formalitäten abwickeln. Über den allgemein zugänglichen Teil der Plattform werden allgemeine Informationen vermittelt. Hier können sich interessierte Fachkräfte auch für den Einsatz in Schulen bewerben.
In den bislang neun Projektjahren haben die PES-Schulen, deren Zahl bis heute auf mehr als 740 gestiegen ist, insgesamt über 60.000 Verträge mit mehr als 18.300 qualifizierten Personen abgeschlossen. Diese Aushilfen wurden in den jeweiligen Einsatzschulen auf ihre Eignung für den Unterrichtseinsatz hin geprüft. Mit dem Projekt wurde der temporäre Unterrichtsausfall in den PES-Schulen deutlich gesenkt.